Консультант по закупкам

Консультант по закупкам отвечает на вопросы о способах и этапах закупки, сроках, ответственных, согласованиях, изменениях заказов и договоров, авансах и частичной оплате. Опирается на ваши регламенты, положение о закупке и системную базу нормативных актов с 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Он только консультирует, но не проводит закупки: решения и действия остаются за отделом закупок.

Быстрый старт

1. При необходимости подключите базу знаний с положением о закупке, регламентами, инструкциями и контактами отдела закупок. Шаг необязательный: без неё агент ответит по системной базе нормативных актов.

2. Если нужны бланки, авторизуйте «Яндекс Диск» в настройках агента. Инструмент уже подключён, но без авторизации агент не сможет им воспользоваться. «Проверка контрагентов (ФНС)» работает сразу.

3. Задайте вопрос в чате: что закупаете, на какую сумму, на каком этапе заказ или договор. Можно приложить договор, заказ или спецификацию.

4. Получите ответ со ссылкой на источник. При необходимости попросите оформить справку, найти бланк или подготовить вопрос в отдел закупок.

5. Опубликуйте агента и поделитесь ссылкой с сотрудниками и отделом закупок.

База знаний

Системная база нормативных актов подключена к агенту при установке, в ней есть 44-ФЗ и 223-ФЗ. Её ведёт платформа: в разделе «Базы знаний» вы видите карточку базы, но не можете менять содержимое — можно только подключить базу к агенту и убрать её. Если вы убрали базу, агент будет отвечать только по документам компании, а на вопрос о норме закона скажет, что база не подключена, и попросит вернуть её: «Базы знаний» → «Подключить готовую» → база нормативных актов.

Корпоративная база знаний — необязательная. В ней положение о закупке, регламенты и инструкции по закупкам, порядок оформления заявок и заказов, распределение закупок между закупочными организациями, матрица согласований, контакты отдела закупок, бланки. Подойдёт база знаний с поиском, файловая или обе. Без неё агент ответит по закону, а на вопросы о внутреннем порядке компании подскажет обратиться в отдел закупок.

Настройка «Использовать только базу знаний» у этого агента включена по умолчанию: агент отвечает только по документам базы и приложенным файлам, а если нормы в базе нет, ставит метку [уточнить] и прямо говорит, что норма не найдена.

Что умеет агент

Режим закупок — 44-ФЗ, 223-ФЗ или внутренние правила компании — агент определяет по документам базы знаний и приложенным файлам. Если режим не виден, а от него зависит ответ, агент сначала уточнит его одним вопросом.

Что вы получите

• Ответ на вопрос о процедуре: короткий ответ — «да, при условии…», «нет», «зависит от…»; основание — пункт документа компании и статья закона с короткой цитатой; что сделать — шаги, документы и кто согласует по регламенту. Если документы компании противоречат друг другу или закону, агент покажет оба варианта. Если нужной нормы в базе нет, прямо скажет об этом. На простой фактический вопрос агент отвечает коротко: ответ и основание.

• Проверка поставщика: наименование, ИНН и ОГРН, статус, вердикт, красные флаги и дата проверки. Реестр недобросовестных поставщиков этой проверкой не охвачен: допуск участника к закупке определяет комиссия.

• Бланк: название файла и ссылка на скачивание. Ссылка временная.

• Справка: файл .docx с ответом, другой формат — по просьбе.

• Вопрос в отдел закупок: тема, ваш вопрос, контекст (что закупается, сумма, этап, номер заказа или договора), что агент нашёл в документах и чего не нашёл. Писем агент не отправляет.

Уточняющие вопросы задавайте в том же чате — агент ответит с учётом прошлого ответа.

Ограничения

• Форматы: документы — csv, doc, docx, pdf, ppt, pptx, txt, xls, xlsx, до 50 МБ; изображения — jpg, jpeg, png, gif, webp, svg, до 10 МБ. До 20 файлов за один раз. Аудио, видео и архивы не принимаются.

• Пункты, статьи, суммы, пороги и сроки агент берёт только из базы знаний и приложенных файлов. Если нормы нет, он прямо говорит об этом.

• Открыть файл с «Яндекс Диска» и пересказать его агент не может — пришлите файл в чат.

• Агент не согласует закупки и не подсказывает, как обойти правила.

Если что-то пошло не так

Где работает агент

После публикации агент доступен во всех каналах платформы: по прямой ссылке, в виджете на сайте, в Telegram, в MAX и через API.

В Telegram и MAX действуют собственные ограничения мессенджера на размер загружаемого файла — они могут быть строже платформенных. Подробнее — в разделе про загрузку файлов.