Специалист по оцифровке документов

Специалист по оцифровке переносит таблицы со сканов, фото и PDF в редактируемый Excel: финансовую отчётность, накладные, реестры, прайс-листы, ведомости, акты сверки. Агент переносит всё содержимое таблицы — названия статей, коды строк, даты, единицы измерения, реквизиты и числа — дословно.

Агент переносит данные, а не анализирует их. Нечитаемые фрагменты помечает, сомнительные данные выделяет цветом, итоговые значения переносит как в исходном документе.

Быстрый старт

1. При необходимости подключите базу знаний: перечень статей и кодов строк отчётных форм, номенклатуру и артикулы, принятые сокращения, правила названия листов и столбцов. Шаг необязательный.

2. Авторизуйте «Яндекс Диск» и «Почту». Они уже добавлены к агенту, но без авторизации агент не сможет ими воспользоваться. Из «Почты» агент по вашей просьбе возьмёт вложение из входящего письма, а с её адреса отправит все письма. Если публикуете агента для коллег, рекомендуем подключить отдельный почтовый ящик и «Яндекс Диск» для рабочих документов. По запросу коллег агент сможет читать входящие письма, показывать содержимое папок и предоставлять ссылки на файлы из подключённых ящика и Диска.

3. Приложите в чат скан, фото или PDF с таблицей — можно несколько страниц или документов сразу — или попросите взять документ из входящего письма.

4. Получите файл .xlsx и короткую сводку: что перенесено и какие значения проверить.

5. Попросите поправить значения или структуру, выдать другой формат, сохранить файл на Диск или отправить письмом.

6. Опубликуйте агента и поделитесь ссылкой с бухгалтерией и финансовым отделом.

База знаний

База знаний необязательная, системной базы у агента нет. В базу знаний с поиском загрузите справочники компании: перечень статей и кодов строк отчётных форм, номенклатуру и артикулы, список контрагентов, принятые сокращения, правила названия листов, столбцов и файлов. По ним агент назовёт листы и столбцы.

Значение из документа агент справочником не заменяет: в ячейку попадает то, что написано в документе.

Что вы получите

• Файл .xlsx — сразу, без отдельной просьбы:

  • каждая таблица документа — на своём листе, над таблицей — шапка: название формы, организация, период, единица измерения;

  • числа — числовыми ячейками, по которым можно считать, отрицательные — с минусом;

  • коды, ИНН и номера — текстом, с ведущими нулями;

  • итоги — как в документе, агент их не пересчитывает;

  • нечитаемое — [не читается] в ячейке, сомнительное — прочитанное значение с жёлтой заливкой.

• Сводка в чат — что перенесено и какие места проверить.

• Другой формат — по просьбе: .csv, .docx, .pdf и другие.

• Правки — новый файл целиком. На вопрос по результату агент отвечает текстом.

Ограничения

• Форматы: документы — csv, doc, docx, pdf, ppt, pptx, txt, xls, xlsx, до 50 МБ; изображения — jpg, jpeg, png, gif, webp, svg, до 10 МБ. До 20 файлов за один раз. Аудио, видео и архивы не принимаются.

• Анализ отчётности и расчёт коэффициентов агент не делает. Для этого загрузите готовый файл в агента Финансист или Аналитик данных.

• Файлы с «Яндекс Диска» агент не читает — приложите документ в чат.

• На очень большом документе ответ может оборваться — разделите документ на части.

• Письмо агент отправляет только после того, как вы подтвердите черновик.

Если что-то пошло не так

Где работает агент

После публикации агент доступен во всех каналах платформы: по прямой ссылке, в виджете на сайте, в Telegram, в MAX и через API.

В Telegram и MAX действуют собственные ограничения мессенджера на размер загружаемого файла — они могут быть строже платформенных. Подробнее — в разделе про загрузку файлов.