Бухгалтер

Бухгалтер проверяет первичные документы клиентов и контрагентов: УПД, акты, накладные, счета-фактуры, счета, чеки, банковские выписки и договоры. Агент находит ошибки до проведения: не сходится сумма, опечатка в ИНН, документ расходится с договором. После подтверждения заводит в 1С контрагента, договор и документ поступления.

Быстрый старт

1. При необходимости подключите базу знаний: требования ваших клиентов к документам, учётную политику, список постоянных контрагентов и договоров. Шаг необязательный.

2. Авторизуйте «1С» и «Почту». Инструменты уже добавлены к агенту, но без авторизации агент не сможет ими воспользоваться. Чтобы агент заводил документы в 1С, в авторизации «1С» разрешите запись и перечислите в поле «Объекты 1С, разрешённые для записи» справочники и документы, в которые агенту можно записывать, например:

   Document_ПоступлениеТоваровУслуг, Catalog_Контрагенты, Catalog_Организации, Catalog_Номенклатура, Catalog_Контракты (договоры), Catalog_Сотрудники, Catalog_Подразделения, Catalog_Склады, Catalog_Статьи движения денежных средств, Catalog_Статьи затрат, Catalog_Налоги и взносы, Catalog_Способы отражения зарплаты в бухучёте, Catalog_Основные средства / НМА, Catalog_Справочники, Catalog_Покупки и продажи, Catalog_ДоговорыКонтрагентов, Document_уатРеализацияУслуг_Услуги, Document_уатРеализацияУслуг_УслугиРегл, Document_уатРеализацияУслуг_ДополнительныеРеквизиты, Document_уатРеализацияУслуг.

   Перечень неисчерпывающий: названия объектов зависят от конфигурации вашей 1С. «Проверка контрагентов (ФНС)» работает сразу.

3. Впишите в инструкцию, в раздел «Адрес почты», один или несколько адресов, на которые агент будет отправлять документы для ручной проверки, — например, свою почту или адреса бухгалтеров.

4. Приложите в чат сканы, фото или PDF документов — по одному или весь комплект сразу — и подтвердите, что загрузили всё.

5. Получите отчёт со статусом каждого документа, замечаниями и черновиком ответа клиенту. Попросите полную таблицу реквизитов в Excel, отправить письмо или завести документы в 1С.

6. Опубликуйте агента и поделитесь ссылкой с менеджерами и логистами.

База знаний

База знаний необязательная, системной базы у агента нет. В базу знаний с поиском загрузите правила приёма документов: какие документы и подписи требует конкретный клиент, учётную политику, список постоянных контрагентов и договоров, шаблоны писем клиентам. Агент применит эти правила вместе со своими проверками — например, «у клиента X акты принимаются только с печатью».

Значение из документа агент данными базы знаний не заменяет: если наименование контрагента или номер договора расходятся с базой, он покажет это как замечание.

Что проверяет агент

• Обязательные реквизиты по типу документа.

• Расчёты и НДС — суммы, ставку и сумму НДС; считает кодом.

• ИНН — по контрольной сумме и по открытым реестрам ФНС: действует ли компания и совпадает ли наименование.

• Согласованность — документы между собой и с договором.

• Комплектность — если договор прямо называет обязательный документ.

• Подписи и печати — только наличие, без выводов о подлинности.

• Дубликаты — в комплекте, в этом чате и в 1С.

Что вы получите

Отчёт в чат:

1. Вердикт по комплекту — сколько документов и в каком статусе, главная проблема.

2. Реестр — строка на документ: тип, номер и дата, контрагент и ИНН, сумма и НДС, подписи, статус.

3. Замечания — только по проблемным документам: поле, цитата из документа, почему это проблема, уверенность распознавания и что исправить.

4. Черновик письма клиенту — если есть что запросить или исправить.

5. Бухгалтеру — что требует ручной проверки и что готово к заведению в 1С.

Полная таблица реквизитов — по запросу: в чат или файлом .xlsx, по листу на каждый присланный файл.

Заведение в 1С — по шагам: агент показывает, что будет создано, проверяет дубликаты и после вашего «да» создаёт контрагента, договор и документ поступления. Документ остаётся непроведённым.

Ограничения

• Форматы: документы — csv, doc, docx, pdf, ppt, pptx, txt, xls, xlsx, до 50 МБ; изображения — jpg, jpeg, png, gif, webp, svg, до 10 МБ. До 20 файлов за один раз. Аудио, видео и архивы не принимаются.

• Реквизиты агент берёт только из документа: нечитаемое помечает «Не определено» и не подставляет значения из других файлов, ФНС или 1С. Числа, ИНН, счета и даты он не исправляет.

• В текстовых документах подпись не видна, поэтому агент отметит её «Не определено» и попросит проверить по оригиналу.

• Исходящие документы вашей организации — реализацию — агент в 1С не заводит.

• Проводить и удалять документы в 1С агент не может.

• Вложения из писем агент не открывает: скачайте файлы из письма и приложите их в чат.

• Письмо агент отправляет только после того, как вы подтвердите черновик.

Если что-то пошло не так

Где работает агент

После публикации агент доступен во всех каналах платформы: по прямой ссылке, в виджете на сайте, в Telegram, в MAX и через API.

В Telegram и MAX действуют собственные ограничения мессенджера на размер загружаемого файла — они могут быть строже платформенных. Подробнее — в разделе про загрузку файлов.