Специалист по заполнению анкет и форм

Специалист по заполнению анкет и форм готовит документы для банков, заказчиков и контрагентов по данным из базы знаний и чата. Регистрационные сведения сверяет с ЕГРЮЛ, недостающие — уточняет у вас. Юридически значимые ответы, включая сведения о бенефициарах, публичных должностных лицах, санкциях и банкротстве, агент заполняет только по вашим документам или ответам. Создаёт новый файл с исходными разделами, вопросами и таблицами и краткий отчёт: что заполнено, что осталось пустым и что проверить.

Быстрый старт

1. Загрузите в файловую базу знаний бланки анкет и форм, которые заполняете регулярно, — агент найдёт нужный по названию. Сведения о компании — карточку, учредительные документы, реестры — можно загрузить в базу знаний с поиском. Шаг необязательный: анкету и карточку можно приложить в чат.

2. Авторизуйте инструменты, которые нужны в работе: «Яндекс Диск» — сохранять готовые анкеты, «Почта» — отправлять их письмом. Они уже добавлены к агенту, но без авторизации агент не сможет ими воспользоваться. С адреса, который вы авторизуете в «Почте», агент отправит все письма. «Проверка контрагентов (ФНС)» работает сразу.

3. Приложите анкету в чат или назовите бланк из базы знаний. Если в базе нет сведений о компании, приложите её карточку; если компаний в базе несколько, укажите нужную.

4. Ответьте на вопросы агента — по сведениям, которых не нашлось в базе знаний и чате. Если ответов пока нет, напишите «заполни как есть».

5. Получите заполненный файл и отчёт. По просьбе агент сохранит файл на «Яндекс Диск» или отправит письмом — например, руководителю на подпись.

6. Опубликуйте агента и поделитесь ссылкой с сотрудниками, которые заполняют анкеты.

База знаний

База знаний необязательная, системной базы у агента нет. Можно подключить базы обоих типов:

• Файловая база знаний — для бланков анкет и форм, которые вы заполняете регулярно. Агент открывает нужный бланк целиком, и его не нужно каждый раз прикладывать в чат.

• База знаний с поиском — для сведений о компании: карточка, выписка из ЕГРЮЛ, устав, решение о назначении руководителя, сведения об участниках и бенефициарах, банковские реквизиты, лицензии, реестры договоров и объектов, ранее заполненные анкеты.

Без базы знаний агент работает по карточке компании, приложенной в чат, и по вашим сообщениям. Если в базе несколько версий документа — например, старый и новый адрес, — агент покажет оба значения и спросит, какое указать.

Как работает агент

1. Вопросы до заполнения. Если для части вопросов нет сведений или источники расходятся, агент сначала присылает одно сообщение: сколько вопросов в анкете и сколько он может заполнить, вопросы с номерами из формы и вариантами ответа, расхождения с обоими значениями и черновики ответов своими словами — на проверку. Если данных хватает на всю форму, этот шаг пропускается.

2. Заполненный файл. Вопросы переносятся дословно, ни один не пропускается. Выбранный вариант отмечается ☒, остальные остаются ☐. Поля без ответа остаются пустыми — без пометок «нет данных» или «уточнить», чтобы анкету не отправили с ними. Подпись, печать и дата подписания не заполняются, служебные поля банка или заказчика — тоже.

3. Отчёт вместе с файлом:

• сколько вопросов заполнено;

• что осталось пустым;

• что проверить — ответы своими словами и сведения из ЕГРЮЛ;

• какие поля подписать;

• что можно добавить в карточку компании, чтобы следующие анкеты заполнялись без вопросов.

По просьбе агент покажет полную таблицу «Вопрос | Ответ | Источник».

4. Правки. Попросите изменить ответ — агент выдаст новый файл целиком, прежние ответы сохранятся.

Как агент заполняет ответы

• Реквизиты переносятся точно, с ведущими нулями. ИНН агент проверяет по контрольной сумме, длину КПП, БИК и счетов — тоже; неверное значение не исправляет, а показывает как расхождение.

• Ответы своими словами — цели работы с банком, источник средств, вид деятельности — агент пишет по фактам из базы знаний и просит проверить формулировку.

• Цифры — обороты, выручку, численность — агент берёт только из источника и не вычисляет. Если форма просит другой период, чем в карточке, агент спросит.

• Условные разделы («при ответе “Да” заполните приложение») заполняются, только если условие выполнено.

• Персональные данные подставляются только в поля, которые их запрашивают, и в чате не пересказываются.

Ограничения

• Форматы: документы — csv, doc, docx, pdf, ppt, pptx, txt, xls, xlsx, до 50 МБ; изображения — jpg, jpeg, png, gif, webp, svg, до 10 МБ. До 20 файлов за один раз. Аудио, видео и архивы не принимаются.

• Файлы с «Яндекс Диска» агент не открывает: бланк приложите в чат или загрузите в файловую базу знаний.

• Длинную форму агент может заполнять частями и предложит продолжить.

• Письмо агент отправляет только после того, как вы подтвердите черновик.

Если что-то пошло не так

Где работает агент

После публикации агент доступен во всех каналах платформы: по прямой ссылке, в виджете на сайте, в Telegram, в MAX и через API.

В Telegram и MAX действуют собственные ограничения мессенджера на размер загружаемого файла — они могут быть строже платформенных. Подробнее — в разделе про загрузку файлов.